توزيع المصاريف الإدارية بعدل لا يعني تقسيمها بالتساوي على جميع الوحدات في كل الحالات، بل اختيار طريقة توزيع منطقية تعكس استفادة كل وحدة من هذه المصاريف. 

وكلما كانت طريقة التوزيع أكثر دقة، أصبحت معرفة صافي الربح لكل شقة أكثر واقعية، وساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل في التسعير والتشغيل والاستثمار.

أولًا: حدد المصاريف الإدارية التي تحتاج إلى توزيع

ابدأ بحصر جميع المصاريف الإدارية المشتركة التي تخدم أكثر من وحدة، مثل رواتب موظفي الإدارة، المحاسبة، الاشتراكات في الأنظمة والبرامج، مصاريف المكتب، الاتصالات، التسويق العام، وبعض المصاريف التشغيلية التي يستفيد منها المشروع ككل.

وفي المقابل، يجب فصل المصاريف التي تخص شقة معينة بشكل مباشر، مثل إصلاح مكيف أو شراء مستلزمات خاصة بوحدة محددة، وعدم توزيعها على باقي الوحدات.

ثانيًا: اختر أساس توزيع مناسب

ليس هناك معيار واحد يناسب جميع المشاريع، لذلك يجب اختيار أساس توزيع يتناسب مع طبيعة المصروف.

فمثلًا، يمكن توزيع بعض المصاريف بالتساوي إذا كانت جميع الوحدات تستفيد منها بدرجة متقاربة، أما المصاريف التي ترتبط بحجم الإيرادات، فقد يكون من المنطقي توزيعها بنسبة إيرادات كل وحدة.

وبالنسبة لبعض المصاريف الأخرى، قد يكون عدد الحجوزات أو عدد الليالي المحجوزة أو حجم التشغيل معيارًا أكثر عدلًا.

ثالثًا: لا تعتمد على التقسيم المتساوي دائمًا

إذا كنت تدير 20 شقة، وكان لديك 20,000 ريال من المصاريف الإدارية، فإن تقسيمها بالتساوي يعني تحميل كل شقة 1,000 ريال.

لكن هذا الأسلوب قد لا يكون عادلًا إذا كانت شقة تحقق إيرادات مرتفعة جدًا وتحتاج إلى عدد أكبر من الحجوزات والمتابعة، بينما شقة أخرى لديها حجوزات محدودة.

لذلك قد يكون من الأفضل استخدام أكثر من معيار، بحيث يتم توزيع كل نوع من المصروف وفقًا لطبيعته.

رابعًا: استخدم مبدأ الاستفادة الفعلية

اسأل عند توزيع كل مصروف: ما الذي يحدد استفادة الوحدة من هذه التكلفة؟

إذا كان المصروف مرتبطًا بعدد الحجوزات، يمكن توزيعه حسب عدد الحجوزات. وإذا كان مرتبطًا بالإيرادات، يمكن توزيعه حسب نسبة الإيرادات. وإذا كان مرتبطًا بعدد الوحدات، فقد يكون التقسيم المتساوي مناسبًا.

وهذه الطريقة تجعل التوزيع أكثر منطقية بدل استخدام قاعدة واحدة لجميع المصاريف.

خامسًا: احسب نصيب كل وحدة بوضوح

بعد اختيار معيار التوزيع، احسب نسبة كل وحدة من إجمالي المعيار المستخدم.

فإذا كانت إحدى الشقق تحقق 10% من إجمالي الإيرادات، وكان المصروف الإداري الذي سيتم توزيعه يعتمد على الإيرادات، فإنها تتحمل 10% من ذلك المصروف، وبهذه الطريقة تستطيع معرفة التكلفة الإدارية الفعلية التي تتحملها كل وحدة.

سادسًا: اربط المصاريف بالإيرادات لمعرفة الربح الحقيقي

بعد توزيع المصاريف الإدارية، لا تتوقف عند معرفة تكلفة كل شقة، بل احسب صافي الربح بعد خصم جميع المصاريف المباشرة وغير المباشرة.

وهنا قد تكتشف أن شقة تبدو ممتازة من ناحية الإيرادات تحقق هامش ربح أقل مما توقعت بسبب ارتفاع نصيبها من التكاليف الإدارية والتشغيلية، وهذه المعلومة مهمة جدًا عند اتخاذ قرارات التسعير أو التجديد أو التوسع.

سابعًا: راجع طريقة التوزيع بشكل دوري

طريقة التوزيع التي تناسب مشروعًا صغيرًا قد لا تكون مناسبة بعد زيادة عدد الوحدات أو افتتاح فرع جديد.

لذلك من الأفضل مراجعة أسلوب توزيع المصاريف بشكل دوري، خصوصًا عند تغير حجم المشروع أو طريقة التشغيل أو عدد الموظفين أو قنوات الحجز.

ثامنًا: استخدم أكثر من معيار عند الحاجة

في بعض المشاريع، يكون الأسلوب الأكثر دقة هو استخدام معايير مختلفة حسب نوع المصروف.

فمثلًا، يمكن توزيع تكلفة النظام الإداري حسب عدد الوحدات، والتسويق حسب الإيرادات أو الحجوزات، ورواتب موظفي الحجز حسب عدد الحجوزات، والمصاريف المكتبية بطريقة متساوية بين الوحدات.

بهذا الأسلوب تحصل على توزيع أكثر واقعية من تحميل جميع المصاريف وفق معيار واحد.

وأخيرًا: استخدم نظامًا محاسبيًا يسهل عملية التوزيع

عندما يكون لديك عدد كبير من الوحدات، يصبح توزيع المصاريف المشتركة يدويًا عبر الإكسل عملية مرهقة، وقد يؤدي إلى أخطاء تؤثر على تقارير الربحية.

وهنا يساعدك برنامج ساكن المحاسبي على تنظيم المصروفات وربطها بالوحدات وإدارة البيانات المالية بشكل أكثر وضوحًا، مما يسهل عليك معرفة تكلفة كل شقة وتحليل الإيرادات والمصاريف وصافي الربح.

وبدل أن تقضي وقتك في إعداد جداول وتقسيم المصروفات يدويًا، تحصل على بيانات منظمة تساعدك على فهم أداء كل وحدة واتخاذ قرارات مالية وتشغيلية أكثر دقة.