استلمت اليوم 1,500 ريال عربونًا لحجز عائلة ستصل بعد ثلاثة أسابيع. المبلغ في البنك، والحجز مؤكد. هل ربحت 1,500 ريال؟
الإجابة المحاسبية: لا، ليس بعد. وهذا الفرق البسيط هو سبب أن كثيرًا من الفنادق والشقق المخدومة ترى أرباحًا “ممتازة” في شهر، ثم شهرًا ضعيفًا بلا سبب واضح.
ما هي الإيرادات المقدمة في الفنادق؟
الإيرادات المقدمة في الفنادق هي أي مبلغ تقبضه مقابل خدمة إقامة لم تقدمها بعد: عربون حجز مستقبلي، دفعة مقدمة لإقامة شهرية، أو مبلغ مدفوع عن ليالٍ تقع في الشهر القادم.
هذه المبالغ تُسجل في جانب الالتزامات لأنك ملزم إما بتقديم الإقامة أو رد المبلغ حسب سياسة الإلغاء. ولا تنتقل للإيراد إلا عندما يقيم النزيل فعلًا.
القيود المحاسبية خطوة بخطوة
لنأخذ مثالًا: حجز 5 ليالٍ بسعر 400 ريال لليلة (قبل الضريبة)، والنزيل دفع عربون 600 ريال.
عند استلام العربون
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| البنك | 600 | |
| العربون المقبوض مقدمًا (التزام) | 600 |
عند تسجيل دخول النزيل وبدء الإقامة
الإيراد يُعترف به ليلة بليلة. في التطبيق العملي، يسجل النظام إيراد كل ليلة عند التدقيق الليلي، ويخصم من رصيد العربون أولًا.
| الحساب (عن كل ليلة) | مدين | دائن |
|---|---|---|
| ذمة النزيل | 400 | |
| إيراد الإقامة | 400 |
عند المغادرة والتسوية
إجمالي المستحق 2,000 ريال (قبل الضريبة)، يُخصم منه العربون 600، ويدفع النزيل الباقي 1,400:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| العربون المقبوض مقدمًا | 600 | |
| البنك / الصندوق | 1,400 | |
| ذمة النزيل | 2,000 |
لاحظ أننا تجاهلنا الضريبة هنا لتبسيط المثال. في الواقع تضاف ضريبة القيمة المضافة على كل مبلغ، وتوقيت استحقاقها له قواعده الخاصة التي سنتحدث عنها في مقال مستقل.
الحالة الأكثر شيوعًا: إقامة تمتد بين شهرين
نزيل دخل يوم 28 وغادر يوم 4 من الشهر التالي، ودفع كامل المبلغ عند الوصول. إذا سجلت المبلغ كله إيرادًا يوم 28، فأنت تنقل إيراد 3 ليالٍ من الشهر القادم إلى الشهر الحالي.
قد يبدو الفرق صغيرًا، لكن في فندق بـ40 غرفة وإشغال مرتفع في نهاية الشهر، يمكن أن يصل الفرق إلى عشرات الآلاف، ويجعل مقارنة الأشهر ببعضها غير دقيقة.
ماذا يحدث عند الإلغاء؟
يعتمد ذلك على سياستك:
- إذا رددت العربون كاملًا: يُقفل حساب العربون المقبوض مقابل البنك، ولا يظهر أي إيراد.
- إذا احتفظت بالعربون أو جزء منه: الجزء المحتفظ به يتحول إلى “إيراد رسوم إلغاء”، وهو حساب مستقل عن إيراد الإقامة حتى لا يضخم مؤشرات الإشغال.
للتفصيل في هذه الحالات راجع كيف أتعامل مع إلغاء الحجز محاسبيًا وكيف أضبط سياسة استرجاع العربون ماليًا.
العقود الشهرية في الشقق المخدومة
في الشقق المخدومة تكثر العقود الشهرية أو ربع السنوية المدفوعة مقدمًا. مستأجر دفع 9,000 ريال عن ثلاثة أشهر يوم توقيع العقد: الصحيح أن يُسجل المبلغ كإيراد مقدم، ثم يُنقل 3,000 ريال للإيراد في نهاية كل شهر. بهذه الطريقة لا يبدو شهر التوقيع استثنائيًا والشهران التاليان خاسرين.
لماذا يهمك هذا كمالك وليس كمحاسب فقط؟
- قرارات الصرف: العربون في البنك ليس ربحًا يمكن توزيعه. لو وزعته وألغى النزلاء، ستدفع الاسترداد من جيبك.
- تقييم الأداء الشهري: لن تعرف هل تحسن الإشغال فعلًا إلا إذا كان كل شهر يحمل إيراده الحقيقي فقط.
- العلاقة مع البنوك والمستثمرين: القوائم المالية المبنية على أساس الاستحقاق أكثر مصداقية.
كيف يتعامل برنامج ساكن مع العربون؟
في برنامج ساكن يُسجل العربون تلقائيًا كإيراد مقدم مرتبط بالحجز نفسه، ويتحول إلى إيراد ليلة بليلة مع الإقامة، وعند الإلغاء يطبق النظام سياسة الإلغاء التي حددتها. النتيجة أن تقاريرك المالية تعكس الواقع دون قيود تسوية يدوية في آخر الشهر.
الخلاصة
القاعدة بسيطة: المال المقبوض لا يساوي الإيراد المكتسب. سجل العربون والدفعات المقدمة كالتزام، واعترف بالإيراد مع كل ليلة إقامة فعلية، وافصل رسوم الإلغاء عن إيراد الإقامة. هذه الخطوات الثلاث وحدها تجعل أرقامك الشهرية قابلة للثقة.
